구글 앱 스프레드시트의 필터 및 체크박스 기능을 사용하여 출석부 만드는 방법
소수의 인원부터 다수의 인원까지 기록할 수 있는 출석부를 만들기 위해선 우리가 잘 알고 있는 엑셀 프로그램이 여러모로 유용합니다. 강의를 할 때 출석부를 만들고 사용하면서 여러 가지 변수들이 있었습니다. 수업을 듣다가 빠지는 학생, 수업이 진행되는 도중 새로 들어온 학생 등 다양한 경우가 있습니다. 그리고 시시각각 변하는 변동사항 속에 학생의 이름을 "가나다" 순으로 정리하는 것이 어려울 수 있습니다. 물론 엑셀 프로그램을 알고 나서는 이러한 문제들을 어려움 없이 해결할 수 있겠습니다. 구글 앱에 있는 스프레드시트 프로그램을 활용하여 출석부를 만들 수 있습니다. 구글 계정만 있다면 추후 다른 강사들과 출석부를 공유를 할 수 있기에 문서작업을 유용하게 할 수 있습니다. 지난 시간 템플릿에 있는 가계부 양식을 사용하여 만들어보았다면 이번 시간은 출석부 템플릿을 사용하여 간편하게 만들어 보도록 하겠습니다. 출석부를 만들 때 사용할 수 있는 대표적인 기능인 필터메뉴 사용 방법을 함께 알려드리도록 하겠습니다.
1. 출석부 템플릿을 선택하여 데이터 입력하기
구글 계정에 로그인한 후 스프레드시트 프로그램을 열어줍니다. 템플릿 갤러리에 들어가면 교육 카테고리에 출석부 템플릿이 있는 것을 확인할 수 있습니다. 출석부를 선택해 줍니다. 1a 셀에 해당 월을 입력한 후 "출석부" 제목을 이어서 입력해 줍니다. 그리고 두 번째 행의 각 셀마다 원하는 항목을 삽입합니다. 순번, 이름, 출석날짜, 확인 카테고리를 넣어주었습니다. 순번 데이터가 들어가는 a열에서는 "1"이 적힌 셀을 선택한 후 ctrl 키를 누른 상태에서 셀 포인터를 드래그하여 순번을 모두 넣어주었습니다. 그리고 이름 데이터가 들어가는 b열에는 각 셀마다 학생들의 이름을 삽입했습니다. 출석날짜와 확인의 경우 서식메뉴와 삽입메뉴를 활용하여 만들 수 있는 부분이라 먼저 순번과 이름 데이터를 완성해 주면 되겠습니다. 데이터를 모두 삽입한 후 셀 병합 및 테두리 메뉴를 사용하여 표로 만들겠습니다. 앞서 1a 셀에 출석부 제목을 적어놓았습니다. 1a에서 1d까지 영역을 지정한 후 셀병합을 선택한 후 가운데 정렬을 해줍니다. 필요에 따라 글꼴 크기 및 굵기 등을 수정하면 되겠습니다. 그리고 셀 2a부터 8d까지 영역 지정한 후 테두리 메뉴를 선택하여 테두리 색상 및 형태 등을 조절하여 만들어 줍니다. 셀에 배경색을 넣는 방법은 도구 상자의 페인트 모양을 선택하여 사용할 수 있습니다.
2. 필터 메뉴 사용하여 데이터를 "가나다" 순으로 설정하기
이름 데이터들을 "가나다" 순으로 정렬해 보도록 하겠습니다. 이름 항목이 적힌 셀부터 마지막 이름이 적힌 셀까지 영역을 지정해 줍니다. 셀 위치로 설명하면 b2부터 b8까지 지정하면 되겠습니다. 그리고 도구 상자의 필터 모양의 아이콘을 선택하여 줍니다. 만약 찾기 어렵다면 데이터 메뉴에서 필터 만들기를 선택해 주면 됩니다. 그럼 이름 항목의 글자가 진해지는 것을 확인할 수 있으며 오른쪽엔 역삼각형 작은 아이콘이 나타납니다. 아이콘을 눌러주면 제일 처음 "정렬, a->z"와 "정렬, z->a"가 나오는 것을 확인할 수 있습니다. 이것을 한글로 따지자면 "가나다"순으로 정렬 또는 "다나가"순으로 정렬이라고 할 수 있겠습니다. 첫 번째 정렬 버튼을 누르면 이름 항목에 있던 데이터 값들이 "가나다" 순으로 정렬되는 것을 확인할 수 있습니다.
3. 서식메뉴의 숫자 기능을 활용하여 원하는 형식으로 맞춤 설정하기
날짜를 입력할 때 숫자 형식들을 상황에 따라 다양하게 사용할 수 있습니다. 서식 메뉴의 숫자를 선택하여 변경할 수 있습니다. 맞춤 날짜 및 시간 형식 세부 메뉴를 선택하여 연, 월, 일, 또는 요일 등 원하는 날짜 및 시간 형식을 사용하여 셀에 입력할 수 있습니다. 월, 일을 삽입하는데 괄호 또는 마침표를 사용하여 설정할 수 있습니다. 날짜, 시간, 기간까지 조절하여 사용할 수 있습니다.
4. 삽입 메뉴의 체크박스 사용하기
마지막으로 확인 항목의 각 셀마다 체크박스를 넣어보도록 하겠습니다. 체크박스의 경우 클릭 한 번만으로 체크 및 해제가 가능하므로 굉장히 유용한 기능입니다. 확인 항목의 첫 번째 셀에 하나의 체크박스를 삽입해 보도록 하겠습니다. 삽입메뉴를 선택한 후 체크박스를 눌러줍니다. 그럼 빈 박스 하나가 셀에 삽입되는 것을 확인할 수 있습니다. 빈 박스를 눌러주면 체크 모양이 들어가는 것을 확인할 수 있습니다. 체크박스를 하나 넣은 후 셀 포인트를 움직여주면 같은 모양으로 다른 셀에 복사가 되는 것을 확인할 수 있습니다. 체크박스까지 모두 삽입하면 출석부가 완성됩니다.
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